Nieuwe regels voor inhoudingen en verrekeningen

Auteur: Bart Agerbeek

De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) beoogt de naleving van de arbeidsrechtelijke regels en die omtrent de waarborgen van het minimumloon te versterken. In drie stappen zijn meerdere maatregelen ingevoerd. Met ingang van 1 januari 2017 is een verbod ingevoerd voor werkgevers om verrekeningen met of inhoudingen op het loon te doen. Eerder is per 1 juli 2015 een ketenaansprakelijkheid van de opdrachtgever ingevoerd voor het betalen van loon waarop de werknemer recht heeft. Daarna is per 1 januari 2016 een aantal maatregelen in werking getreden die met name gevolgen hebben voor de wijze waarop de loonstrook moet zijn samengesteld en de wijze waarop het loon wordt betaald.

Zoals gezegd betreft de laatste stap per 1 januari 2017 de invoering van het verbod voor werkgevers om bedragen met het toepasselijke minimumloon te verrekenen of hierop in te houden. Het gaat hierbij om verrekeningen en inhoudingen op het netto equivalent van het minimumloon, dit kan dus verschillen per medewerker en per sector. Daarnaast zijn er (uiteraard) ook een aantal uitzonderingen, zoals voor huisvestingskosten en voor premies zorgverzekering. In deze blog ga ik in op de gevolgen voor jouw salarisadministratie. Daarnaast ga ik in op de voorwaarden waaronder voor de voormelde uitzonderingen toch inhoudingen en verrekeningen kunnen plaatsvinden.

Verbod op inhoudingen en verrekeningen

Op 1 januari 2017 is het verbod op inhoudingen op en verrekeningen met het minimumloon in werken getreden. Aan de werknemer moet ten minste het toepasselijke minimumloon betaald worden, en dit moet door de werkgever op het bank- of girorekening van de werknemer worden overgemaakt. Door dit verbod is het voor jou als werkgever niet meer mogelijk om op het minimumloon inhoudingen en verrekeningen te doen.

Inhoudingen

Ter toelichting merk ik allereerst op dat een inhouding een besteding van de werknemer betreft, waarbij de werkgever voor deze besteding een bedrag inhoudt. Een beding op grond waarvan de werkgever een dergelijke inhouding kan doen, is met het nieuwe verbod nietig. Wel mag de werknemer de werkgever een machtiging geven om zijn loon op een bepaalde wijze te besteden. Zonder expliciete machtiging is het alleen nog mogelijk om inhoudingen te doen in verband met deelname aan een pensioen- of spaarfonds, alsmede voor inhoudingen op wettelijke basis. De inhoudingen op wettelijke basis betreft bijvoorbeeld loonheffing, pensioenpremies en het werknemersdeel van WGA- of Whk-premie.

Naast de hiervoor genoemde wettelijke inhoudingen geldt dat slechts voor twee situaties inhoudingen op het minimumloon zijn toegestaan:

1. Voor werknemers met een arbeidsbeperking dat ook inhoudingen mogelijk zijn voor nutsvoorzieningen, rioolheffing en waterschapsbelasting. De werknemer moet hiervoor wel een schriftelijke volmacht verstrekken aan de werkgever. Ter zake van werknemers met een arbeidsbeperking geldt dat bij inhoudingen op het minimumloon er geen maximaal bedrag of percentage van toepassing is. Met deze handelwijze kan worden bereikt dat de belangrijkste vaste lasten voor deze werknemers worden betaald en kan worden voorkomen dat zij door schulden in de problemen komen.
2. Voor huisvestingskosten en premiekosten voor zorgverzekering, inclusief herverzekering van het eigen risico (zie hierna).

Verrekeningen

Een verrekening daarentegen betreft een vordering van de werkgever op de werknemer. Te denken valt bijvoorbeeld aan (verkeers)boetes, eigen risico bij schade, studiekosten, gereedschappen en een bijdrage voor de lease-auto. Ook deze zijn met ingang van 1 januari 2017 niet meer toegestaan ten aanzien van het netto-equivalent van het wettelijke minimumloon. De vordering op de werknemer gaat overigens niet verloren door het verbod, maar verrekening bij de uitbetaling van het loon is niet meer mogelijk. Verrekening voor dergelijke posten is alleen nog mogelijk voor zover zij worden ingehouden op het loon dat niet tot het minimumloon behoort, zoals: overuren, toeslagen, vakantiegeld en het loon boven het minimumloon.

Een uitzondering op het verrekenen tot onder het minimumloon betreft het betalen van voorschotten op het loon (zie hierna).

Netto equivalent minimumloon

Inhoudingen en verrekeningen mogen vanaf 1 januari 2017 in principe alleen nog maar plaatsvinden op het meerdere loon boven het wettelijk minimumloon en op de (minimum)vakantiebijslag. Daarom is het dus van belang dat het aan de werknemer uitbetaalde (netto)loon niet onder de grens komt van de netto uitkomst van het wettelijk minimumloon.

Wat hoe moet jij nu als werknemer toetsen aan het minimumloon? Inhoudingen en verrekeningen vinden plaats met het berekende netto loon, hetgeen het lastig maakt aangezien het begrip ‘netto-equivalent van het minimumloon’ geen wettelijke basis kent, waarbij de uitkomst van het netto loon per werknemer kan verschillen en ook verschilt per sector. In zijn algemeenheid is het wettelijk minimumloon: het bruto minimumloon conform artikel 6 WML minus de loonheffing, pensioenpremie en bedragen voor aanvullende verzekeringen ANW en WIA.

Voorwaarden voor inhouding huisvestingskosten

Zoals hiervoor aangegeven is voor huisvestingskosten een uitzondering opgenomen op het inhoudingsverbod. Onder de volgende voorwaarden mag jij als werkgever wel inhouden:

1. Het in te houden bedrag mag niet meer zijn dan 25% van het toepasselijk wettelijk minimumloon. Ingeval van parttime arbeidsverhouding wordt het maximumpercentage van 25% berekend over het evenredige (parttime) minimumloon;
2. De inhouding moet gespecificeerd vermeld staan op de loonstrook van de werknemer;
3. Er mag niet meer worden ingehouden dan het bedrag van de betreffende huisvestingskosten. Dit kan bijvoorbeeld blijken uit de huurovereenkomst voor de accommodatie. Het is hierbij ook noodzakelijk dat jij als werkgever gegevens over de kosten van de accommodatie, zoals de huurovereenkomst, bewaart in het personeelsdossier van de werknemer;
4. De inhouding is schriftelijk tussen werkgever en werknemer overeengekomen (een machtiging);
5. De huisvesting moet gecertificeerd worden overeenkomstig de bij collectieve arbeidsovereenkomst vastgestelde normen met betrekking tot de kwaliteit van huisvesting voor werknemers. De verhuurder is, kort gezegd, een woningbouwvereniging of beschikt over het huisvestingskeurmerk van SNF.

Let op! De Inspectie SZW stelde zich eerder nog op het standpunt dat verhuurder van de huisvesting en werkgever niet dezelfde entiteit kunnen zijn. Voor het begrip inhouding is strikt formeel een derde partij nodig. Als verhuurder en werkgever een en dezelfde partij is, dan hebben werkgever en werknemer over en weer een vordering op elkaar en is sprake van verrekening. De Inspectie SZW is echter inmiddels teruggekomen op dit standpunt en is inhouding tot 25% van het WML wel mogelijk.

Voorwaarden voor inhouding premieskosten zorgverzekering

1. De inhouding moet gespecificeerd vermeld worden op de loonstrook van de werknemer;
2. Het ingehouden bedrag mag niet hoger zijn dan het in de polis van de zorgverzekering genoemde bedrag;
3. De inhouding mag niet hoger zijn dan de maandelijkse gemiddelde nominale premie (ieder jaar uiterlijk 1 november vastgesteld door ministerie van VWS);
4. De inhouding is schriftelijk tussen werkgever en werknemer overeengekomen (een machtiging);
5. De polis van de zorgverzekering met daarop het premiebedrag van de medewerker en de machtiging door de werknemer voor de inhouding dienen aanwezig te zijn in het dossier van de werknemer;
6. Het mag alleen gaan om een ziektekostenverzekering en een aanvullende polis voor de verzekering van het eigen risico;
7. Een inhouding kan niet betrekking hebben op een aanvullende verzekering, bijvoorbeeld voor tandartskosten.

Verrekening van voorschotten

Het betalen van voorschotten op het loon en het verrekenen hiervan bij een volgende loonbetaling blijft gewoon mogelijk en wordt niet geraakt door de WAS. Het (minimum)loon wordt immers gewoon uitbetaald door de werkgever, maar vindt dit alleen (ten dele) eerder plaats via de betaling van het voorschot. Het voorschot op loon is als zodanig dan ook een uitzondering op het verbod om te verrekenen onder het minimumloon, en dus is het mogelijk dat bij uitbetaling van het loon na verrekening het te betalen loon minder is dan het netto-equivalent van het wettelijk minimumloon. Het betaalde voorschot tezamen met de uiteindelijke loonbetaling moet wel ten minste het netto-equivalent van het minimumloon bedragen en dit moet giraal of per bank aan de werknemer zijn overgemaakt. Als voorwaarde voor de verrekening geldt wel dat deze schriftelijk tussen werkgever en werknemer is overeengekomen.

Premies ANW-gat

Veel werkgevers hebben ten behoeve van hun werknemers verzekeringen afgesloten voor aanvullende dekkingen op wettelijke regelingen, zoals het ANW-gat, WIA-hiaat en dergelijke. De premie hiervoor komt vervolgens, overeen te komen tussen werkgever en werknemer, geheel of ten dele voor rekening van de werknemer. Een inhouding op het loon van een werknemer wordt niet gedaan op grond van een wettelijke verplichting. Deze bedragen mogen dus niet worden ingehouden, ook niet na machtiging, als de uitkomst is dat minder dan het netto-equivalent van het minimumloon wordt betaald. Dit is dus een andere situatie dan zoals die geldt voor een aanvullende verzekering voor een pensioenregeling (daar biedt de Pensioenwet de wettelijke basis).

Afsluitend

Met de Wet aanpak schijnconstructies heeft de wetgever in een drietal stappen meerdere maatregelen ingevoerd om de naleving en handhaving te versterken van de arbeidsrechtelijke regels met betrekking tot het betalen van het minimumloon en toepasselijke bepalingen van cao’s.

Het verbod op inhoudingen en verrekeningen met ingang van 1 januari 2017 is hier de derde en laatste stap in. Alleen inhoudingen voor huisvesting en premieskosten voor zorgverzekeringen kunnen onder voorwaarden plaatsvinden tot onder het wettelijk minimumloon. Verrekeningen kunnen alleen plaatsvinden voor zover het loon betreft dat niet onder het wettelijk minimumloon valt, slechts met uitzondering van betaalde voorschotten mits deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Uit het voormelde kan worden afgeleid dat het verbod ook vergaande gevolgen kan hebben voor jouw salarisadministratie. De vraag is dus wederom, is jouw loonadministratie WAS-proof? Waar je tot en met december 2016 inhoudingen en verrekeningen toepaste, kunnen deze mogelijk na 1 januari 2017 strijdig zijn met de WAS. Het is daarom van belang dat je nagaat wat de WAS op dit punt voor jou betekent en welke maatregelen jij kunt nemen om eventuele strijdigheden op te lossen.

Vragen of twijfels? Neem dan gerust contact met mij of een van mijn collega’s op!